広報業務の引き継ぎをスムーズに！ ポイント3選とおすすめツールも紹介
広報業務は属人化しやすいため、異動時等の引き継ぎで「困る」ケースが少なくありません。広報部の人員が拡充される際も同様です。属人化したノウハウや人脈をどうやってきちんと引き継ぐかは経営陣にとっても大きな懸念事項となっています。
そこで今回は、広報業務の引き継ぎについて、おさえたいポイントを解説します！
広報業務の引き継ぎとは？おさえたい3つのポイントを紹介
引き継ぎには、資料作成や後任へのオリエンテーションなど、通常半月～1カ月を要するケースがほとんどです。広報部で行われる引き継ぎにはどのようなものがあるのか、共有が漏れがちなポイントと合わせて解説します。
①業務マニュアル
日々の広報業務に関する詳細な手順書や、使用しているツールに関する情報を整理しましょう。たとえば、以下のような内容を含めると、後任者が業務をスムーズにスタートできます。
・プレスリリース作成の手順や社内確認フロー
・SNSアカウントの運用ルール（投稿頻度や口調、対応マニュアルなど）
・危機管理対応マニュアル（クレーム対応や炎上時などの対応）
これらを文書化して共有しておくことで、後任者が迷わず業務を進められるはずです。
②メディアリスト・クリッピング
広報活動において、メディアとの関係は非常に重要です。メディアの連絡先にとどまらず、過去に記事化された媒体や発表会の出席者といった情報も貴重なデータとなるので忘れずに共有しておきましょう。
クリッピングは、過去の記事を見返すことで、新しい担当者がすぐにコミュニケーションを再開できるメリットがあります。媒体の特性や、トレンドなど報道傾向をつかむ材料になるので、初心者からベテランまで重宝される引き継ぎ資料と言えるでしょう。
③記者リスト
メディアリストと重複する部分もありますが、特定の記者との関係性を深めるためには、個別の記者リストも役立ちます。記者の興味関心や過去の取材内容、連絡のタイミングに関するメモを含めておくと、よりパーソナライズされた広報活動が可能になります。一例を紹介します。
・記者の担当分野や興味のある取材分野
・編集部の人員体制、1日のスケジュールなどの働き方に関する情報
・取材を入れやすい時間帯
上記のような“生きた情報”は、広報担当者にとっての財産です。ぜひ後任にも引き継げるよう、日頃から情報を蓄積していきましょう。
引き継ぎの落とし穴も。ＰＲ活動の資産を残すためのツールを紹介！
属人化しやすい広報業務は、完璧に引き継ぐことが難しいのも現実です。引き継ぎでは担当者間のみにまかせず、PR活動にまつわる情報をいかに会社の「資産」として残せるかどうかが求められます。具体的な方法やおすすめのツールを紹介します。
データベースによる資産の可視化
広報業務の履歴やノウハウを一元管理できるデータベースを導入することで、情報の属人化を防げます。例えば、過去のプレスリリースや掲載実績、SNS投稿の結果（エンゲージメント率、反応の良かった内容など）、イベントの記録などを蓄積することで、後任者が「過去の経験」を学びながら業務を進められます。
データの散在や属人化も！引き継ぎが上手くいかない理由とは
広報業務では、プレスリリースやメディア対応履歴などのデータが、複数のツールに散在していることが少なくありません。記者とのつながりは担当者個人の人脈に紐づいており、ノウハウが属人化しやすいことも引き継ぎを難しくしている要因です。
前任者の「自分しか知らない」情報が上手く引き継ぎされないことで、後任者が必要な情報を探すだけでも時間がかかり、業務の遅延につながることがあります。そのような状態では、前任者がこれまで築いたメディアとの信頼関係やノウハウが反映されにくくなり、広報活動全体の質が低下するリスクもあります。
そこで、普段の広報活動から引き継ぎにも活用できるおすすめのツールを紹介します。
・PR業務管理ツール（PR TIMESなど）
プレスリリースの配信履歴や、メディアへの配信先を可視化できるツール。配信後の掲載状況も確認できます。
・CRMツール（HubSpot、Salesforceなど）
メディアや記者との関係を管理し、連絡の履歴を一元管理できます。特定の担当者に合わせたアプローチが可能です。
・Prasy（プレイジー）
SmartPRのPrasy（プレイジー）は「広報部門に特化した」サービスを提供しています。
Prasyは、ハウスリスト（人脈資産）への発信や関係強化を適切な情報発信でサポート。広報成果に直結する「PR資産」を広報担当が手間をかけることなく一元管理することで、効果的な発信と無駄な業務の削減につなげています。
Prasyでは、社内にある情報や個人が把握している情報などを1ヶ所にまとめることで、広報の着任歴に関わらず企業の情報などをインプットできる体制づくりをサポートします。引き継ぎ業務で漏れがちな、個人単位の情報も社内で適切に管理することが可能となります。
広報力アップのためにもスムーズな引き継ぎを！
広報部の引き継ぎをスムーズに進めるためには、現場まかせにせず、日頃の業務内容を蓄積し共有しやすいデータとして管理することが欠かせません。引き継ぎが成功すれば、後任者は安心して新しい業務に取り組むことができ、企業全体としての広報力が向上します。ぜひ一度、現在の引き継ぎ体制を見直し、課題があれば改善してみてはいかがでしょうか？
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